Guía de mantenimiento por tareas

El sistema de mantenimiento por tareas (único utilizable desde web), es completamente paralelo al tradicional, basado en MPS, Acciones y OTs. Este está basado en Operaciones, Medidas y Tareas, que son otros conceptos de BD y usan otras herramientas. Se debe elegir uno u otro sistema, aunque el tradicional queda sólo para casos muy concretos en que sea más fácil usarlo y tiende a desaparecer, por las grandes ventajas del nuevo.

Para administradores, hay una página de información técnica sobre condiciones de funcionamiento a nivel modelo de datos.

Respecto al nuevo sistema:

· Es el único que se puede usar en Ingrid 7 web.

· Para la mayor parte de los proyectos en los que se requiere programación de trabajo, es mucho más sencilla la programación preventiva con el nuevo.

· Las BD y el trabajo cotidiano son más ligeros, por almacenar sólo el próximo trabajo a realizar para cada operación, y que no hay que montar y desmontar datos.

· Dispone de informes dinámicos en html que se ejecutan en el cliente, con parámetros y gráficas estadísticas interactivas.

· Es mucho más fácil (inmediato) consultar el histórico de mantenimiento de cualquier objeto.

· Las órdenes de trabajo son dinámicas: agrupan tareas PENDIENTES que coinciden en la misma fecha, para la misma agrupación de espacio, y en todo momento contienen las de distintos periodos (anuales, semestrales), sobre diversos bins relacionados, operaciones ligadas...

PREPARAR DATOS INICIALES, INVENTARIO Y PLAN

Los pasos para iniciar un proyecto con el nuevo sistema de mantenimiento son:

1. Cargar en BD el inventario (Bienes con clases dinámicas, que se van a controlar con mantenimiento preventivo) con una jerarquía por Espacios, mediante el campo Ascendiente, por ejemplo del tipo: Edificio -> Planta -> Zona -> Ubicación -> Bien.

Además a cada bien se le asocia una Familia, que lo califica para aplicarle ciertas operaciones de mantenimiento.

2. Crear el cuadro de Operaciones de mantenimiento necesarias para mantener, inspeccionar, medir, etc. TODOS los bienes del inventario, será un plan de mantenimiento que consiste en una lista de acciones aplicadas cada una a una familia. Si se aplican distintas frecuencias a la misma 'acción' y familia, creamos otra operación.

3. Crear las Medidas relacionadas bajo cada operación, los los límites mínimo, máximo y valor de defecto de cada una. Ejemplo:

Separados por barras verticales, estás los posibles valores de tipo selección (S), con un asterisco (*) delante el valor habitual, de defecto (que nos permitirá rellenar los partes de golpe), y con un signo más (+) delante, el valor que produce un estado de error

Se admiten también rangos numéricos de valores enteros, reales...

4. Como refinamiento, al asociar Clase de grupo a cada Operación, reunimos en una misma fecha las operaciones que se realizan en el mismo sitio. Una vez rellenos los datos de programación en tiempos y distribución en espacios, todo el panel de programación de mantenimiento para gestionar miles de bienes incluso con desglose en componentes, se reduce a una veintena de operaciones con sus datos de programación.

5. Programar tareas en el tiempo

En las propiedades de Operaciones, hay 3 datos indispensables:

1. Elementos a los que aplicar al tarea. Una forma sencilla es asignarle una Familia (todos los bines asociados a ella), y una alternativa, es especificar en el campo Conceptos a los que se aplica, una select reducida como: where cod like '12-01A0*'. Si no hay elementos, no se creará ninguna tarea al lanzar el proceso de creación.

2. La Fecha inicial de programación sirve la de la primera primera Tarea que se va a realizar para cada concepto, luego vendrá dada por la programación en el tiempo y podremos ajustarla masivamente con la programación en el espacio si es necesario.
La primera ejecución se puede ignorar (por ejemplo para obra nueva en la que las revisiones o inspecciones no se realizan desde el primer día), si no se marca el campo Fecha inicial incluida.

3. Programación, indicando en el campo la frecuencia, periodo, repeticiones, restricciones... con una sintaxis especial.

IMPORTANTE: en programación de tiempo, la tarea principal y todas sus ligadas deben utilizar todas la misma unidad básica de tiempo: Días-Semanas o Meses-Años. Es decir, una programación en la que queremos que coincida el día de la semana, realizándose semanalmente, los lunes, y tiene que coincidir  la operación semanal con al mensual, tendremos que definirlas como frecuencia S y 4S: cada semana y 4 semanas, el lunes podemos desplazarlo y coincidirán. Esto equivale a considerar el año en 13 meses lunares (52 semanas).

Igualmente, si especificamos que una operación se realice mensualmente el día 10, saldrán 12 repeticiones anuales, el mismo número de día, caiga el día de la semana que sea, incluso en domingo. Una operación anual que coincida con estas, tendrá frecuencia Anual y se ejecutará el día 10/1/2013, por ejemplo.

Los festivos son anomalías que no se tienen en cuenta a la hora de programar: el trabajo no realizado por este u otro motivo el día que indica la tarea, se realiza otro día o se intenta adelantar.

Los largos periodos sin trabajo, si no tenemos grupos que cubran las bajas o vacaciones, se programan con estacionalidad. Por ejemplo, con una programación:

S||1-3 5-8*2 desde el 15/2/2012 (Cada semana en los periodos de enero a marzo y de mayo a agosto por 2 (34,77 veces/año)

Las tareas se crearían en las fechas:

15/02/12, 22/02/12, 29/02/12 y 2/05/12

 

6. Distribuir tareas en el espacio

Si tenemos que realizar 600 tareas de revisión semestralmente, en 10 zonas que incluyen 10 objetos cada una, parece lógico poner la fecha programada a las tareas para que se realicen 6 cada día por ubicaciones (en la práctica habría que poner más, ya que quitando los días de descanso, tenemos unos 22*6=132 días, para hacer 100 grupos de 6 tareas).

La herramienta de programar en el espacio permite modificar las fechas programadas de las tareas ya creadas, para que se distribuyan en el espacio donde se encuentran los objetos de mantenimiento.

 

* Subpestaña de Programación en el espacio

Primero especificamos si es una Operación ligada, indicando en ese caso a cual.

Operaciones ligadas serían las que son dependientes de una principal y queremos que se realicen el mismo día en el mismo sitio; por ejemplo si revisamos un seguidor fotovoltaico completo, las tareas creadas con operaciones para los paneles del seguidor, sus inversores y otros componentes (que serán conceptos relacionados con el seguidor mediante el campo Ascendiente).

En la operaciones ligadas, si no la falseamos, la programación en el espacio vendrá marcada por la de la operación principal. En principio, en las ligadas no se debe editar, y si no se especifica, la Programación se toma de la principal.

En las Operaciones NO ligadas (principales), podemos especificar: la Programación y el Nº de grupos simultáneos. Por ejemplo, si ponemos Diaria, y con dos repeticiones (habrá dos grupos de trabajo en cada ubicación para cada operación cada día), de los cientos de operaciones que habrá contra cada Bin, por cada operación, la herramienta de distribución pondrá dos cada día.

La Clase para agrupación es importante, ya que crea la lista de grupos que tenemos en el panel superior. Agrupa por jerarquía al nivel que queramos (y no tienen porqué ser espacios), varias tareas para tratar su fecha programada a la vez.

La Fecha programada de todo el grupo en color rojo (en la ventana de ejemplo, la de la zona 12-01C), indica que hay alguna de las fechas programadas de todas las tareas que no es igual a las demás, entre las 12+96 tareas. Pasando a la subpestaña Tareas del grupo actual,  y seleccionando la línea de zona, podemos ver de qué se trata. Tres casos habituales que se suelen dar son:

1. Hemos realizado la primera ejecución de una tarea semestral que coincide con tareas de operaciones anuales: hasta la 2ª ejecución no volverán a coincidir todas.

2. De una orden que asociaba 10 tareas, sólo hemos podido realizar hoy unas cuantas. Si mañana entramos en una de las pendientes sólo encontraremos las pendientes de ejecutar que coincidan en el tiempo. Ejemplo: nuestra 'orden' al abrir la ventana de propiedades de cualquiera de las siguientes tareas, mostrará estos datos:

Fecha programada: 2/7/12 (lunes), zona Z1

Tareas ligadas:
Semestral sobre dos seguidores códigos: S1, S2
Anual sobre los dos seguidores, que coincide hoy
Semestral de los inversores que componen el seguidor: S1-IN1, S1-IN2, S2-IN1 y S2-IN2
Semestral de los módulos de cada seguidor: S1-MO, S2-MO

Si sólo realizamos y cerramos las cuatro primeras tareas (dos primeras operaciones), al abrir al día siguiente la tarea de módulos, sólo nos mostrará las 6 tareas de módulos e inversores, porque las de los seguidores ya son las siguientes y están programadas en otra fecha. Pero además, si hoy cerramos esas 6 tareas, y buscamos las tareas pendientes el 31/12/12 (lunes), veremos que no está la anual, que no corresponde hasta julio otra vez.

3. Hemos realizado completas todas las tareas de las órdenes de vario seguidores, pero la zona de agrupación incluía algunos más: entonces tendremos dos grupos de fechas previstas.

 

* Subpestaña Tareas del grupo actual

El conmutador Presenta sólo tareas principales de la esquina inferior derecha, permite ocultar las tareas ligadas.

Mediante un clic en la línea, se abre la ventana de propiedades de la Tarea, y moviendo la selección en la lista, se mantiene sincronizada con la ventana de propiedades.

Las columnas permiten ordenar por todos los datos de las tareas, para detectar por ejemplo, diferencias en Fechas de programación. Se pueden mostrar columnas con las 4 próximas fechas previstas de tareas, para chequeo. El campo Fecha Programada es editable para poder cambiar fácilmente una o una lista de ellas con la calculadora.

ADMINISTRADOR: GENERAR TAREAS AGRUPADAS EN ÓRDENES DE TRABAJO

Basta con pulsar el botón Montar tareas de TODAS las operaciones en la pestaña de Programación en el tiempo. Esto sólo se realiza una vez al comienzo del proyecto. La lógica de creación es la siguiente:

- Sólo se toma la lista de operaciones que tienen algún dato en programación de tiempo y familia o selección de conceptos, y fecha inicial.

- Se crea una tarea por cada Operación-Bin y se pone como Fecha programada la de inicio de la Operación.

- Si se especifica, lo que es habitual, Clase de agrupación, en cada operación: se buscan todos los Bins de esa familia, y se calcula la cantidad de grupos.

 

Para distribuirlas, pulsar en la Programación en el espacio> Procedimientos > Despliega tareas de TODAS las operaciones

El despliegue se puede ver de esta forma: la creación de los cientos o miles de tareas de la BD se hace con la fecha inicial de su operación. Si queremos realizarlas diariamente o una vez por semana, agrupadas por espacios (las zonas en las que se encuentran los Bins), podemos usar esta herramienta. Además nos permite seleccionar una planta, edificio o ámbito espacial grande y hacer la distribución ´Solo de esas desde un día concreto.

OPERARIOS: REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y RELLENAR PARTES

Para el trabajo desde aplicación web (casi nunca se hace con interface Windows), el gestor del proyecto ya habrá creado o copiado de la plantilla de ejemplo, una serie de carpetas y de formularios de búsqueda que nos permiten organizar las operaciones, buscar las órdenes preventivas, correctivas, las preventivas con incidencias, las próximas a realizar...

Para ver el trabajo asignado, un técnico sólo tiene que entrar en la lista de las órdenes por fecha, encontrando las pendientes más próximas, incluidas correctivas a las que el Jefe de mantenimiento habrá puesto fecha programada, o bien ir a una zona o ubicación donde se encuentre y verá relacionadas las órdenes pendientes de los Bienes de la zona según haya agrupado el plan de mantenimiento.

En cada tarea, se muestra la lista de medidas a rellenar, y se tiene la posibilidad de generar un correctivo, si vemos que alguna se ha salido del rango válido. También se pueden rellenar los consumos de recursos (horas de personal, kms. recorridos de vehículos, cantidades de materiales o cualquier otro tipo) y por último, cerrar la orden de trabajo. Con esto ya tenemos creada la siguiente tarea que tendrá  la fecha de programación que le corresponde por Programación de tiempos.

Cada día, el trabajo consistirá en al ejecución de varios de estos trabajos atómicos (una operación por cada bin) representadas por este concepto Tarea y agrupadas en unas órdenes de trabajo convenientes.

 

Ahora se persigue el objetivo de agrupar en una sola ficha, todas las tareas atómicas que se realizan, por un mismo grupo de trabajo, en un mismo día y relacionadas por el mismo concepto de mantenimiento (lo que supone el mismo espacio). Y también poder completar las medidas de todas a la vez con sus valores de defecto, y cerrarlas a la vez como una sola orden.

Las reglas para agrupar tareas simples, ligándolas y que aparezcan como una 'orden de trabajo' son:
- tienen la misma Fecha programada
- tienen el mismo Concepto sobre el que se realizan, que es el mismo bin o hijos (descendientes) de ese bin, si se usa el campo Clase de ligadura.

Agrupando por datos opcionales:
- las operaciones ligadas tienen la misma Clase de agrupación (en general, espacio).
- Sería incoherente que la lista de bins a los que se aplican varias operaciones ligadas, o bien los bins relacionados por la Clase de ligadura, no fueran los mismos.
- la frecuencia de programación de todas las operaciones ligadas entre sí, tienen que tener las mimas unidades (Días-Semanas o bien Meses-Años). No es lógico hacer querer coincidir en el tiempo una operación que se realiza semanalmente los L y X, con una que se realiza el día 1 de cada mes: no van a coincidir.

Aplicado al ejemplo fotovoltaico.ing, se han creado tantas operaciones para estructuras, inversores y módulos (componentes), como familias distintas hay para aplicarlas (seguidores M1, seguidores M2 estructuras fijas…)

JEFE DE MANTENIMIENTO: CAMBIAR PROGRAMACIÓN

Si hay que desplazar una serie de tareas, recurrimos al panel de la programación en el espacio, que permite (en las tareas NO ligadas a otras), cambiar la fecha de programación de todas las tareas de un día, en un espacio, para la operación actual.

Con una selección de líneas, podemos cambiar las tareas de varios espacios, también para la operación actual.

 

CRITERIOS GENERALES A RECORDAR

- No existe en BD la entidad de información 'Orden de trabajo'. Para cada Tarea (que es el trabajo de cada operación sobre cada bin al que se aplica), hay en cada momento una lista de tareas relacionadas por unos cuantos criterios.

- Las Fechas de programación de las tareas se mantienen de forma independiente a cuándo se cierren (por ejemplo, una semanal que se realiza los lunes, se ha retrasado y se ejecuta y cierra el miércoles, la siguiente se crea con fecha programada el siguiente lunes).

- La programación ignora los festivos de cualquier tipo como anomalías similares a si un grupo de trabajo no se presenta a trabajar por enfermedad, avería de vehículo... El trabajo pendiente se hace cuando se puede y también se puede adelantar si conviene.