Documentación técnica de Mantenimiento por tareas

En este documento se parte de que se conocen los conceptos, terminología y uso del sistema de mantenimiento por tareas, si no es así, vea primero ese tema desde el punto de vista funcional.

En la gestión del mantenimiento, se distinguen de varias fases:

1. Creación del inventario: bins agrupados por espacios y familias

2. Creación de un cuadro de operaciones para los bins

3. Creación de tareas, una para cada uno de los bienes de inventario

4. Modificación de las fechas de tareas para distribuirlas según los espacios y carga de trabajo.

5. Progresar en la realización de tareas agrupadas como nos interesan para ejecutar órdenes de trabajo

6. Modificar la planificación con el proyecto ya en producción

 

Condiciones de funcionamiento para creación de tareas:

Para la creación de tareas a partir de un inventario de Bins, organizados por una jerarquía de espacios (mediante el campo Ascendiente, con.padi) y agrupación en Familias (con.fami), se requiere crear un cuadro de operaciones, que serán las acciones a realizar. Cada una requiere la siguiente información:

  · Conceptos a los que se aplica (búsqueda sql reducida, habitualmente indicando la familia a la que se aplica)
 · Programación en el tiempo (Periodo, repeticiones, frecuencia...)
 · Fecha de inicio de programación y modificador de si se desea crear la primera a partir de esa fecha
 · Habitualmente un desglose en Medidas (al menos una) relacionadas bajo las operaciones mediante descomposición (tabla RCC)

Ejemplo práctico:

Supongamos un inventario de componentes de maquinaria fotovoltaica que se agrupan de la siguiente forma: Región> Planta> Sección> Zona> Seguidor > Componente (de tipo inversor, módulo, estructura...), en la que el color rojo representa jerarquía de espacios, y la amarilla, de bins, todos relacionados mediante el campo Ascendiente.

A la vez, los componentes se agrupan en Familias: Inversores tipo 1, Inversores tipo2, Estructuras, Módulos... según el tipo de mantenimiento que vayan a requerir, y que serán mantenidas por una o más operaciones.

Creamos un cuadro de operaciones en el que una vez rellenos todos los datos de cada una, tendrá el siguiente aspecto:

Los datos indispensables ya se ha indicado que son la Fecha inicial de cada una, la Programación en el tiempo (en este cada en semanas tanto las semestrales como las anuales, porque la división en el espacio la queremos hacer semanal, y una de las premisas es que deben tener la misma unidad de tiempo (días-semanas o meses-años):
- todas las operaciones ligadas (y su principal)
- la programación en el tiempo y en el espacio de cada una

Pulsando el botón Concepto> Propiedades> Operación> Operación> Programación en el tiempo> Procesa de Todas las operaciones (no sólo de la actual). Se crea la primera tarea a realizar sobre cada objeto, todas en la misma fecha inicial por operación.

Este sería parte del cuadrante mensual de las tareas de todos los espacios, las zonas con las tareas semestrales estarían todas en al fecha de inicio (por ejemplo 1/1/12), y las siguientes ejecuciones en el año serían el 1/7/12 y 1/1/13. Las tareas anuales para cada seguidor en cada zona estaría también creadas el 1/1/12 pero la siguiente (que se puede ver en el planning, pero no está creada en BD) sería el 1/1/13 para que coincida con la semestral.

Modificación de tareas para distribuirlas según los espacios

Los demás datos del cuadro de operaciones sólo van a influir en la Fecha programada de cada Tarea, para ayudarnos a distribuirlas en el tiempo y el espacio y agruparlas para realizar juntas el mismo día las que deseemos.

Intentamos obtener algo como:

Es decir, poner las tareas de decenas de seguidores de una zona en enero para que un grupo trabaje diariamente de lunes a viernes, y siga por cada zona durante todas las semanas de enero, luego sigan en febrero, etc. Además ligar las tareas anuales y otras que se hagan a la vez para que coincidan en fecha en el mismo sitio.

Para desplegar diariamente todas las tareas de una operación, ponemos en ellas:
- la Programación en el espacio, 'D' significa Diaria, se realiza 5 días por semana L-V.
- En Operación ligada, tomamos una que sea la de mayor frecuencia (en este ejemplo, semestral = 26 semanas = 26S), y ponemos esta en todas las que se realizan dependientes de ella.
- En Clase de grupo hemos puesto espzon (Zonas), para que cada orden diaria agrupe todos los seguidores de una zona en vez de una orden por seguidor. En la primera operación SEG-M2-6M podemos ver que de los 168 bins seguidor (168 tareas en campo calculado Nº de conceptos), se ha agrupado el trabajo en 24 órdenes (campo calculado Nº de grupos).  
- En Clase de ligadura, hemos puesto binseg (Seguidores), lo que indica un nivel más de agrupación, para hacer en al misma fecha también las tareas contra los componentes de los seguidores agrupados. Esta nivel sólo se utilizará con bines complejos.

Modificar la programación (fechas de las tareas pendientes) utilizando más recursos

Si en vez de un grupo de trabajo, tenemos dos que pueden realizar las mismas tareas, tenemos dos posibilidades:

1. Repartir la mitad de tareas por zonas para que trabajen simultáneamente en distintos sitios (por ejemplo dos plantas):

 

¿Cómo hacer este cambio? Fijándonos ahora sólo en las tareas de la operación semestral, en Operación> Programación en el espacio> Panel superior, tenemos todos los grupos por espacios y seleccionando una línea, en el panel inferior, en pestaña Tareas del grupo actual, todas las tareas ligadas. Si cambiamos la Fecha programada en una zona, la cambiamos en todas las tareas de todos los seguidores de la zona, y en todas las ligadas a esas tareas, pero desplazando el mismo número de días: si atraso las semestrales 4 semanas, las anuales cambian su fecha a 4 semanas tras la que tenían.

Si multi-seleccionamos todas las zonas de una planta en orden, se programarán a partir de la fecha de la primera.

IMPORTANTE: Después de poner el dato, hay que reprogramar las fechas (no es interactivo) pulsando Operación> Programación en el espacio> Programación en el espacio>Procesa (operación actual o todas). Antes se puede probar.

2. Poner a trabajar en las órdenes diarias a los dos grupos (si puede hacerse), con lo que cada tarea durará la mitad pero con el doble de consumo de horas de mano de obra en cada una:

Esto se hace poniendo en las operaciones en Nº de grupos simultáneos = 2, y se modifican las fechas de tareas de forma que las tareas de la zona 1 se harán el 2/1/12 (lunes), y las de la zona 2 también, las de la zona 3 el 3/1/12, etc.

Especificar duraciones para las operaciones, por cada ejecución sobre cada bin

Esta es una parte a veces difícil de completar, pero importantísima para afinar la programación una vez desplegada. En los informes de planificación por familias y espacios (Proyecto> Informes y procedimientos> Mantenimiento (operaciones y tareas)> Planificación [...] e Histórico [...], se ofrecen datos acumulados en cada periodo de tiempo para las operaciones que tengan la duración en horas por cada ejecución sobre un bin.

Se da el caso de tareas de revisión de ascensores que duran hasta días, y otras de extintores que pueden llevar 5 minutos. Si sólo tenemos el nº de tareas a realizar no podremos equilibrar y distribuir bien las cargas de trabajo.

 

Operaciones habituales en producción de un proyecto con gestión del mantenimiento

1. Incorporar nuevo inventario y planificar su mantenimiento con el de su zona y familia.

Tras dar de alta los bins (por ejemplo un nuevo seguidor, con su zona como Ascendiente, y los bins inversores, estructura y módulos como Descendientes, y asignar cada uno a su familia, sólo hay que pulsar Operación> Operación> Programación en el tipo> Procesa, monta todas las tareas.

Se montaran todas las tareas ligadas a partir de la Fecha inicial de programación de cada operación (teniendo en cuenta la opción de Crear la primera en la fecha inicial).

2. Quitar inventario de la programación de algunas operaciones

Como hay que guardar el histórico de mantenimiento de las tareas ya realizadas, en los bins a apartar, se cambia el campo Familia, por una o varias familias paralelas a las de mantenimiento, para elementos que NO hay que mantener en el futuro. Simplemente con esto y tras chequear desde operaciones, con el Procesa de Programación en el tiempo, se eliminan las tareas pendientes sobre inventario desprogramado.

3. Desprogramar operaciones que en adelante no se van a realizar

Quitar de la operación el dato fecha de inicio o la búsqueda de Conceptos a los que se aplica (al no tener conceptos sobre los que actuar, chequeando Operaciones se eliminan las tareas pendientes).

4. Retrasar la ejecución de órdenes de trabajo sobre un Espacio

Las fechas de las decenas de tareas que pueden existir sobre los seguidores y bins componentes de esos seguidores para varias operaciones en una Zona, por ejemplo, se pueden modificar siempre una a una

5. Corregir duración (consumos previstos) de las operaciones

Al cambiar el campo Duración de una o varios operaciones, simplemente los informes de planificación acumulan el producto de duración por nº de bins en cada fecha, dándonos los totales. El cambio sólo afecta a estas cifras que nos dan idea de la carga de tareas en horas y no sólo por unidades.

En el ejemplo utilizado para este informe, si se observan los datos del cuadro de operaciones, tenemos un coste para los seguidores M2 (con todos sus componentes) de 10,5h. y para los M1 de 6,5h. Pero observando el nº de bins de la familia de inversores INV-M2, vemos que hay 3 por cada seguidor. Esto unido a que sus inspecciones duran más, justifica el dato de que:

Aunque hay 4 seguidores M2 y 11 seguidores M1 (dato que se ve en el nº de bins por línea de operación), en enero de 2013, hay 136 horas de carga y en febrero 104 h. a pesar de ser casi el triple de seguidores.

 

Documentación para administradores

Las condiciones de funcionamiento de cada campo de las Operaciones y Tareas, son los siguientes:

Dato	Operación principal	Operación ligada	Tarea inicial (A)	Tarea siguiente (B)
Identificador del concepto	ope.ide	ope.ide2	tar.opei= ope.ide que la ha creado	Se copia de la anterior (A)
Conceptos de la familia	con.fami	con.fami (distinto de la principal)	tar.coni, cada concepto de la familia Además: con.padi=tar.coni de la tarea abierta en cada momento	Se copia de la anterior (A)
Grupo de trabajo	ope.trai	Igual que principal	tar.trai, se copia de operación	Se copia de la anterior (A)
Agrupación por espacio	ope.tipi=clase de concepto por el que agrupar. Calcula ope.grun, el nº de grupos por espacio	ope.tipi TIENE que coincidir con la de su principal	tar.grui, concepto por el que se agrupa (o su ascendiente si es ligada)
Ligadura	ope.opei= 0	ope.opei= ope.ide de principal	tra.opei2= ope.opei> ope.ide, operación principal ligada a la operación de la tarea. Si no tiene, es principal	Se copia de la anterior (A)
Programación en tiempo	ope.protie, calcula ope.protiecan	ope.protie tiene que coincidir con todas las programaciones de la principal o parte de ellas (no puede no coincidir)
Programación en el espacio	ope.proesp	ope.proesp tiene que coincidir con todas las programaciones de la principal o parte de ellas (no puede no coincidir)	tra.fecpro se calcula con ope.proesp de su operación y es editable	La siguiente se calcula con ope.protie de su operación y es editable
Primera fecha	ope.fecini	ope.fecini tiene que coincidir con todas las programaciones de la principal o parte de ellas (no puede no coincidir)
Trabajo a realizar	ope.texare	ope.texare	con.tex se copia de su ope.texare (no editable)	con.tex se copia de su ope.texare (no editable)
Trabajo realizado	no tiene, en con.tex se guardan observaciones	no tiene, en con.tex se guardan observaciones	tar.texrea descripción en el parte	tar.texrea descripción en el parte

 

Preguntas frecuentes

En los datos de distribución en el espacio de una tarea, tengo la 3ª o 4ª ejecución de la misma y no aparece en el panel inferior la fecha de programación (ni cierre) de la anterior.

Como el filtro de relación entre tareas anteriores/siguientes se hace sólo por fechas, significa que en alguna operación de re-programación hemos puesto una fecha programada errónea. Por ejemplo, la ejecución 7 anterior a la 6, que ya está cerrada. Entonces la tarea 6 aparece como posterior a la 7.

 

En el calendario tengo 10 operaciones sobre 100 bins cada una, en total 1000 tareas pendientes abiertas en todo momento, ¿porqué en informes de planificación me aparecen 3.000  tareas en los próximos 12 meses?

El cuadro de planificación incluye todas las repeticiones de una operación sin límite de tiempo. La cantidad total (en unidades y horas) es del periodo visible (14 días, 13 semanas o 12 meses) y se ven todas las repeticiones: la primera abierta pendiente en color azul y en color negro las repeticiones futuras..

 

 ¿Cómo doy de baja un bin que ya tiene una tarea programada y algunas realizadas?¿y si forma parte de una ruta?

Se cambia la familia del bin a una familia 'bajas' (podemos organizar las bajas en varias) y chequeamos la operación. Con esto se elimina la última tarea abierta pendiente y mantiene el histórico.

Si forma parte de una ruta, hay que quitar la relación entre el objeto ruta y el bin. Los partes ya cerrados se mantienen porque son medidas guardadas en cada tarea,

 

¿Puede haber menos tareas abiertas que bins?

Sí, todos los bins de ruta son una sola tarea y todos los bins desprogramados (no incluidos en la selección de conceptos de todas las operaciones preventivas) no tiene tarea pendiente.