El menú desplegable Base de datos, situado en la barra de menús de la ventana principal, da acceso a funciones relacionadas con el manejo de diversos archivos.
La opción Abre base permite abrir una base de datos con el formato de base de datos que maneja el programa
La opción Nueva base permite crear una nueva base de datos, a partir de una plantilla básica (es decir, con algunos tipos de conceptos, iconos, una estructura básica si lo deseamos...)
La opción Copia base permite copiar la base de datos abierta actualmente, en otro lugar o con otro nombre, para lo que tiene que estar en modo EXCLUSIVO, es decir, no puede haber otra instancia del programa que tenga abierta la BD. Además de ésta opción, los diálogos estándar de Windows permiten copiar, borrar y renombrar archivos directamente.
El diálogo Selección de servidor se muestra siempre que intentamos realizar una de las tres operaciones anteriores, cuando trabajamos con servidores no BD que no son el de defecto de la aplicación (Ms-jet) y además tenemos más de un servidor al alcance.
El diálogo Identificación de usuario en servidor se muestra cuando tras conectarnos a un servidor (trabajando con varios, es decir, teniendo la aplicación el módulo S), no se trata de una conexión Ms-jet y tenemos que validarnos en el servidor para realizar una de las tres operaciones anteriores.
La opción Copia de seguridad es muy cómoda para ir haciendo copias sucesivas manualmente (aparte de la política general de backup del sistema informático con el que se trabaje). Cuando se está trabajando mucho sobre un archivo o se va a realizar una operación masiva sobre la B.D. es muy conveniente hacer una.
Para realizar esta operación, la base debe ponerse en modo exclusivo, y no podrá en ese momento haber más que un usuario conectado. Hay que recordar que una segunda instancia abierta en la misma máquina (por ejemplo la ventana paralela), también impide la copia, así como tener abierta una ventana de propiedades de un concepto de tipo conexión ADO.
Consiste en guardar la base de datos actual con un nombre de copia de seguridad autonumerado, posterior al último existente (por ejemplo si estamos trabajando con la base 'Edificio', el proceso que se realiza es:
1. Se copia la base temporalmente con el nombre 'tmp' y la extensión propia del programa, con la ventaja de que al copiar se eliminan los huecos del archivo -que en el caso de BD con motor jet van quedando al realizar operaciones de modificación y borrado-.
2. Se renombra la base que teníamos abierta 'Edificio' a 'Edificio[1]' ya que no existía otra copia en el mismo directorio.
3. Se renombra 'tmp' como 'Edificio' y se abre esta BD con el programa
De esta forma, cuando hemos querido hacer la copia, la BD queda intacta ya que sólo se ha renombrado el archivo, el tamaño del archivo puede haberse reducido si tenía muchos huecos, y además no hemos notado el intercambio de archivos, ya que nos aparece con el mismo nombre que teníamos.
La opción abre explorador de Windows en el directorio de la base, nos abre la ventana del explorador donde tenemos guardada la base.
La opción Cierra Base cierra la actual, sin cerrar ninguna ventana de la aplicación.
La opción Fin programa termina el programa cerrando todas las ventanas, incluida la paralela.
Al final del menú se presenta una lista con las 16 últimas bases de datos que se abrieron, y en el orden en que se hizo, para poder cargar rápidamente las más recientemente utilizadas. Si se abre alguna que no se encuentra (es decir ha cambiado la ruta en la que se encuentra o el nombre de la base), se elimina de la lista del historial, para que no moleste