Este menú desplegable da acceso a una serie de ventanas que nos permiten manejar tareas avanzadas sobre la base de datos actual y la aplicación en general: gestionar permisos de los usuarios, definir el tipo de información a trasladar mediante los botones Traslada, importar y exportar datos, reparar base de datos, etc.
La opción Modos Traslada permite configurar la forma de traslado de información entre los dos juegos de ventanas principales de la aplicación, así como entre diferentes base de datos (para importar y exportar, actualizar, etc). Encontrará este tema de ayuda dentro del árbol de la tabla de contenidos, en la sección del Menú Herramientas.
La opción Repara Base muestra un diálogo de progreso y chequea todo el archivo en busca de inconsistencias en la relación de la información o fallos en la estructura del archivo y los reparan en la medida de lo posible (con un porcentaje de éxito muy alto).
Al seleccionar la opción del menú, se nos muestra un diálogo de progreso que da información sobre qué parte de la información del archivo se está reparando. Este chequeo se hace siempre que el archivo pertenezca a una versión anterior pero compatible, de forma que haciendo un chequeo automático la primera vez que se abre el archivo, se comprueba que la integridad de todos los datos se mantiene, y se añaden los campos y datos de la nueva estructura necesarios para su correcto funcionamiento. Por tanto, una base reparada con una versión determinada será imposible de utilizar en versiones anteriores del programa.
Cuando el programa detecta errores o da avisos, crea el archivo CHEQUEA.LOG en el directorio \TEMPORAL con detalles de los errores encontrados. Este proceso, en archivos con grandes bases de datos puede necesitar bastante tiempo para su ejecución.
El diálogo se puede interrumpir, y el chequeo se cancela sin que por ello quede el archivo en un estado distinto al que se encontraba.
IMPORTANTE: En el chequeo se eliminan tablas vacías (sólo las pertenecientes a la versión actual de Ingrid, las tablas dinámicas, no) y se examina la existencia de gráficos externos tanto vinculados como referenciados, ya que forman parte de la BD.
IMPORTANTE: Para administradores. Si debido a una actualización de versión, debe actualizar muchos archivos de base de datos, no hace falta que los abra de uno en uno: pulsando las teclas CONTROL+MAYÚSCULAS mientras pulsamos la opción de menú, se buscan todos los archivos que estén en el mismo directorio que el abierto actualmente (sin buscar en subdirectorios), y se chequean y reparan todos los encontrados de forma automática.
La opción Compacta Base, comprime los datos del archivo, eliminando huecos y reduciendo el tamaño final cuando ha habido muchas altas y bajas de información (se puede compactar sobre el mismo nombre de archivo). También se utiliza cuando -por algún motivo de corrupción de archivo, causado por un apagón, virus, etc.-, ni siquiera la opción Repara Base puede arreglar los desperfectos.
IMPORTANTE: Esta compactación además de eliminar huecos vacíos como la Copia simple de archivo, puede cambiar identificadores de los registros en las tablas, por lo que no se puede utilizar si alguna herramienta de nuestra aplicación utiliza esos identificadores, y necesitamos que se mantengan. También elimina tablas vacías particulares, no pertenecientes a Ingrid.
IMPORATANTE: Para administradores. Tanto para reparar base de datos, como para compactarlas, hay una herramienta especial, que es mantener pulsadas las teclas MAYÚSCULAS+CONTROL al seleccionar la opción de menú. En este caso, se chequean o reparan todas las bases del directorio al que pertenece el archivo que tenemos abierto, evitándonos tener que abrirlos de uno en uno.
El conmutador Modo Exclusivo, permite poner en ese modo el archivo abierto actualmente y lo suelen utilizar los administradores del sistema cuando necesitan asegurarse de que ningún otro usuario esté conectado al archivo. Para poder crear o modificar tipos y clases de la base tiene que estar en modo exclusivo.
El bloqueo de modificación del archivo por parte de otros usuarios, incluye al propio usuario si tiene abierto en la ventana paralela simultáneamente el mismo archivo. Este bloqueo también se produce cuando tenemos la ventana de Gestión de usuarios abierta, ya que su uso implica la apertura de otra instancia de la base de datos, como si estuviese utilizada por otro usuario.
Cuando se tiene abierto un archivo en modo Edición en dos instancias del programa a la vez, no es posible que uno de ellos ponga el modo Exclusivo. Por tanto, si alguien tiene puesto en uso Exclusivo un archivo, a otro usuario le será imposible modificarlo, aunque sí podrá abrirlo para consulta.
El conmutador Modo calculado permite que todas las herramientas de cálculos interactivos funcionen recalculando cantidades, precios, importes acumulados en carpetas...
La opción Chequea cálculos realiza un cruce entre los datos actuales y los almacenados en BD por si en algún momento se muestra información incoherente.
Las tres opciones siguientes se refieren a Gestión de permisos y de usuarios:
Las opciones Cambia de usuario y Cambia contraseña , abren sendos diálogos de gestión de acceso al archivo.
La ventana Gestión de usuarios que se abre con la opción de menú del mismo nombre, permite dar de alta usuarios y sus contraseñas, así como asignarlos a grupos de usuarios, y gestionar todo ello (dar de alta, modificar y borrar). También permite limitar de una manera muy detallada, la utilización de cualquier parte o funcionalidad del interface programa, a cada grupo de usuarios definido.
La opción Entrada/Salida General, permite otras conexiones más particulares (con hojas Excel de un formato preestablecido que potencia y simplifica algunas importaciones, a formato estándar FIEBDC-3, etc.)
La última sección del menú Herramientas incluye: Barra de herramientas... (equivalente al doble clic de ratón sobre la barra de herramientas) abre la ventana que posibilita personalizarla.
Utilidades permite acceder a las herramientas externas del programa, por ejemplo DXI, cuyos ejecutables se encuentran en el directorio \UTIL de la aplicación.
En Opciones tenemos la personalización de múltiples parámetros básicos del programa, independientemente de base de datos, como el aspecto de las ventanas, licencia, etc.