Ventana propiedades: Documento

Controles habituales  Conceptos básicos

Cuando el concepto actualmente seleccionado es del tipo Documento, al abrir la ventana de propiedades del conceptos de cualquiera de las formas posibles (mediante la opción Concepto > Ventana Propiedades o la de Concepto > Propiedades > Propiedades Documento, o haciendo doble clic con el ratón sobre el icono de Tipo), se muestra esta ventana.

Como todas las ventanas de propiedades de Tipos con varias Clases, en la barra de título se muestra el rótulo <tipo> · <clase> y los datos que aparecen son casi en todas los mismos, pero adaptados a las necesidades de cada Clase, por ello se explican en detalle al comienzo y en cada Clase se van explicando las diferencias con la primera.

Vea los campos comunes a las ventanas de propiedades y los valores que pueden ir en cada campo en el tema Controles habituales.

Tipo Documento (sin clase)

La primera consideración en el manejo de documentos es que todos son vistos desde el punto de vista de la Entidad propietaria de la BD definida en la ventana Parámetros generales, por lo que la entidad a la que hace referencia cada documento será un proveedor o un cliente "nuestro". En una única BD no se hace una gestión multiempresa.

Pestaña Documento

Los campos más básicos son Fecha, que es la misma del concepto, no es un campo especial, y por eso se propone la actual al crear un concepto; y un campo de referencia a un concepto de Tipo Entidad, que será el proveedor o cliente según el documento sea de una clase de compra o de venta. Para hacer seguimiento de documentos y precios esta asociación es imprescindible.

En documentos de clase Albarán también tenemos un campo que relaciona el documento con un concepto de tipo Almacén. En este caso el campo de BD también es único aunque apunte a almacenes destino (en albaranes de compra) y almacenes origen (en los de venta).

El campo Su referencia es solo un campo de texto para guardar un código propio de la entidad con la que se relaciona el documento.

Aparte de las 3 subpestañas comunes a todas las ventanas de propiedades, tenemos otras dos para textos extensos: Observaciones e Incidencias, para una clasificación de textos más completa de lo habitual, que permite guardar textos internos que no se vana a imprimir en informes, por ejemplo.

Pestaña Líneas de detalle

Muestra  Precio, Cantidad e I.(importe) Total (calculado de la forma más sencilla como Precio * Cantidad) para cada Recurso al que se hace una referencia, y cuyo código podemos introducir en el campo Recurso.

Una particularidad es que la Descripción y el Precio se toman del concepto Recurso como si fuese una plantilla, pero se pueden particularizar en cada línea de cada documento, por eso se muestran en el color morado de la información en relación.

Se puede teclear un texto en el campo Descripción de una línea en blanco, para crear una sección que agrupe unas cuantas líneas de recursos. (En la aplicación Decodata, estas líneas tienen más funcionalidad para presupuestos complejos).

Los gastos anejos (por ejemplo en las facturas: portes, entrega exprés, descuentos globales, etc.) se establecerán como un recurso más.

 

En cada línea se pueden mostrar bastantes más datos de desglose. Si los mostramos todos, el caso más sencillo es este:

Todas las modificaciones de descuentos e IVA son por línea y se aplican sobre el campo Precio:
Porcentaje de Dto, al aplicarlo a una línea, se calcula el campo P.Dto. e I.Dto., que son los anteriores al descuento, el P.Neto e I.Neto, que lo tienen aplicado, y el Importe Total, que se calcula multiplicando la Cantidad, por el P(recio).Neto.

También se puede aplicar un porcentaje de IVA por línea, que se aplica al I.Neto, calculándose el I.IVA. Tanto el descuento como el IVA, en su uso más habitual, no se hace por línea, sino globalmente en el documento, en la sección que se verá más adelante.

IMPORTANTE: hay unas herramientas de ajuste, tecleando el signo igual(=) en el campo Dto. e IVA, que permiten ajustar el precio neto de una línea, en función del Importe total que queremos obtener:

Con los datos del primer ejemplo anterior, tecleando '=18' en el campo de IVA, se obtiene:

Lo que ajusta el Precio, para que con ese IVA se obtenga el Importe Total más cercano al que teníamos. Lo mismo se puede hacer con el descuento.

Sección inferior

En la sección inferior, hay subpestañas para Descripción, Observaciones e Incidencias individuales por cada línea de documento, que complementan los textos asociados al concepto documento globalmente. Habitualmente la descripción se imprime con la descripción de cada línea, y las incidencias son comentarios internos que no se imprimen nunca. Cuando hay información para una línea, en la columna del icono se muestra uno D, O, I, indicando el tipo de texto que tiene asociado.

La subpestaña Referencias muestra la relación del recurso seleccionado en el panel superior, con otros documentos en los que aparece: Los primeros datos Documento y Fecha son del documento referido, pero la Cantidad y el Neto so son el dato de la línea del documento referido. Haciendo doble clic en las líneas de referencias se accede a esos documentos.

Subpestaña Totales

Los más significativos son los campos Descuento % e IVA % que se aplican en porcentaje sobre el campo calculado Importe Base (que es la suma de importes de todas las líneas), resultando la casilla Importe Total del documento.

Estos campos son como una 'macro' para aplicar el mismo IVA y/o Descuento a todas las líneas del documento: se copia en todas las líneas. Si alguna línea ya tiene un descuento particular, se muestran ambos sumandos y se aplican juntos. En cambio, si una línea tiene IVA particular, se sustituye por el general del documento.

Los pares de campos del lado izquierdo son complementarios a los del derecho, es decir, al introducir un porcentaje en Descuento %, se calcula el importe en euros, y viceversa, podemos obtener el porcentaje para un importe de descuento o IVA dados. Además, si tecleamos el total Importe Base o Importe Total, se calcula el porcentaje de descuento necesario para que resulte ese importe neto (antes de IVA) o el importe final.

Los otros campos tienen menos importancia:

El Plazo en días, o la Fecha de la entrega estimada (que también son complementarios). La fecha de entrega se calcula en días a partir de la fecha del documento.

Los campos Pagado y Pendiente, calculados sobre el Importe Total, sólo tienen sentido en documentos de clase Factura de compra o venta y no son editables porque reflejan los datos calculados de la pestaña Cobros y Pagos.

Los campos Forma de envío y Forma de pago son rótulos clasificados para añadir esa información a los documentos. Si la Entidad asociada al documento tiene asignada Cuenta contable, Forma de envío, Forma de pago o IVA, al asignar la entidad al documento, estos datos se copian de la Entidad.

IMPORTANTE: Al pie hay botones contextuales a la clase de documento, para gestionar otras clases de documentos a partir de la información del actual, por ejemplo, en Albaranes de compra, se tiene uno para Montar factura de compra de los recursos seleccionados y otro para Montar Pedido de compra de los recursos seleccionados, si ha habido modificaciones sobre el anterior.

Pestaña Cobros y pagos (sólo clase factura)

Permite registrar en varios hitos, el cobro/pago de una factura. Para cada uno se indica necesariamente, la fecha y opcionalmente un comentario. El importe de la primera línea es el importe total de factura, pero si lo cambiamos a una cantidad inferior, se crea una nueva línea con el importe restante.

En el panel inferior, se muestran las líneas de apuntes de bancos que corresponden con el importe de la línea de cobro/pago. Mirando la fecha del apunte en el banco, podemos seleccionarlo y pulsar el botón Asocia... para relacionarlos. Cuando las líneas están relacionadas, aparece el icono de la clase del banco asociado en la columna Banco del panel superior, y el icono de la clase de documento en la columna Asociada del panel inferior (el mismo icono que se ve en el extracto del banco).

Las líneas relacionadas con un apunte de banco también se pueden desasociar, ya que al seleccionarlas, si están asociadas aparece el botón Desasocia...

Pestaña Seguimiento

Sirve para mantener un registro con la lista de pasos hasta que se cierra el documento completamente. Se puede introducir una referencia a concepto Persona, con una Fecha y un rótulo clasificado del Estado del seguimiento,  además de un par de textos por línea: Descripción y Comentario.

De esta forma, podemos comprobar por persona de contacto, el estado de los documentos asociados, por ejemplo.

 

Para administradores: como las tablas de BD en la que está contenida la información de las líneas de Seguimiento (DOCSEG), al igual que la de Cobros y Pagos (DOCPAG) son tablas sencillas que no incluyen procesos relacionados con otras, y en los controles de listas se muestran TODOS los campos de la tabla tal cual, se pueden personalizar ampliando los campos que sean necesarios, añadiéndolos en la ventana de Tipos y clases, teniendo seleccionado el conmutador Campos de tablas sin clase.

Pestaña General

El color azul ya indica que estas  herramientas son comunes a los documentos de toda la BD.

La primera sección son búsquedas por estado, la segunda unas auditorías que permiten encontrar documentos sin Fecha, Importe, Entidad, Líneas de detalle... La tercera, si la BD contiene información de Plan contable, sirve para auditar que no haya Entidades, Recursos o Bancos sin cuenta Contable. Por último una herramienta para anular facturas, poniendo el código de un banco de compensación.

Solicitud de oferta (compra)

En la primera pestaña desaparece el campo Proveedor, porque puede ser más de uno, por lo que se utiliza una lista de ellos en la pestaña Proveedores.

Pestaña Líneas de detalle, subpestaña Procedimientos:

Es igual que la de los documentos generales sin clase, excepto que tiene el botón Montar oferta de los recursos seleccionados, que permite crear un documento de clase Oferta (de forma parecida a como se puede hacer en la pestaña siguiente) con las líneas seleccionadas, pero sin asignar ningún Proveedor.

Pestaña Proveedores

Lista de entidades que queremos relacionar con la petición de oferta. Sólo aparece en esta clase de documentos. En cambio no tiene pestaña Seguimiento, común a todas las demás clases.

El botón Montar oferta del proveedor seleccionado al pie, es una herramienta para montar un documento de clase Oferta para tomar los datos de una oferta recibida de uno de los proveedores de la lista. Los recursos incluidos en la oferta recibida serán los que hayamos seleccionado primero en la pestaña Líneas de detalle, y la entidad, la seleccionada en esta pestaña.

La lista de entidades de la pestaña tiene otro uso más útil y potente aún:

Otra posibilidad de exportación de ofertas, es mediante Exporta web. Petición de oferta de obra que hay en el submenú Herramientas > Exporta, podemos hacer una exportación a todas las entidades del archivo, mediante un diálogo que nos permite enviar la oferta por correo electrónico, en formato HTML, (si la entidad tiene entra sus datos una dirección de e-mail), o solamente generar el archivo HTML para enviarlo a través de otro medio.

Oferta recibida (compra)

En la pestaña Documento, además de los mismos campos que la Clase genérica, todas las demás clases tienen una relación Proveedor con un concepto de tipo Entidad, que se utiliza, en este caso, cuando recibimos la oferta, para identificar el remitente. Esta relación asocia el documento a una Entidad (tema fundamental) Proveedora en compras y Cliente en documentos de venta.

En Líneas de detalle, subpestaña Totales, el botón de generar documentos cambia y tenemos: Montar Pedido de compra (siguiente paso a la solicitud de oferta, si aceptamos esta) y Montar Solicitud de oferta (el paso anterior en caso de que para el siguiente pedido, esté vigente otra oferta).

Pedido (compra)

Muestra el Precio, la Cantidad y el Importe de la relación de materiales que componen el documento.

En Líneas de detalle, subpestaña Totales, los botones de generar documentos cambian, y tenemos: Montar Albarán de compra (siguiente paso al pedido) y Montar Oferta de compra (volver al paso anterior, en caso de que para el siguiente pedido, esté vigente otra oferta).

Herramientas: al crear un pedido con una entidad, y arrastrar sobre líneas de detalle un recurso, el precio que es pone es el de compra para esa entidad, incluido el descuento, si lo tiene, de forma que se pueden hacer albaranes valorados con el último precio indicado en recurso para ese preveedor.

Albarán (compra)

En pestaña Documento, aparece un campo Almacén destino, que es la relación de las cantidades recibidas con la entrada en un almacén (si estamos gestionando stocks).

Los botones de generar documentos que tenemos son: Montar Factura de compra (siguiente paso al albarán) y Montar Pedido de recursos seleccionados (para hacer un pedido complementario al que origina este albarán).

Los movimientos entre varios almacenes pertenecientes a nuestra entidad propiedad, se gestionarán con un Albarán de entrada en un almacén y otro de salida en otro almacén con los mismos recursos, cantidades y fecha.

Factura (compra)

Los botones para generar documentos que tenemos cambian a: Montar Albarán de compra (complementando a la factura actual, si es necesario). No hay generador de documentos siguiente, ya que una compra termina en la factura.

Oferta, Pedido, Albarán o Factura (venta)

No tiene distinción en campos o pestañas con sus homónimos de compra, salvo la entidad de Referencia: en el caso de tener una entidad de defecto para documentos, en vez de Proveedor como aparece en un Pedido de compra, aparecerá Cliente al ser un pedido de venta; pero en definitiva, lo que representan ambos nombres es la entidad destino del documento con respecto a nuestra empresa.